Cet article a initialement été publié par The Lawyer’s Daily.

Pendant une pandémie, des communications rapides et concises sont essentielles, surtout en ce qui concerne les entreprises exerçant leurs activités dans plusieurs langues. À titre de pays officiellement bilingue, le Canada est un exemple pertinent, car les entreprises qui y exercent leurs activités doivent le faire dans les deux langues officielles, soit le français et l’anglais. Pendant la pandémie de COVID-19, les communications sur des sujets qui touchent toutes les parties prenantes, y compris les travailleurs, doivent être diffusées rapidement et avec précision, dans toutes les langues.

Alors que s’établit graduellement la « nouvelle normalité », la technologie, encore une fois, se distingue comme un important moteur de la continuité des affaires. Heureusement, les technologies dans les domaines du langage, de la messagerie et de la traduction deviennent de plus en plus courantes et sophistiquées. Les organisations s’appuient de plus en plus sur celles-ci afin de pouvoir communiquer rapidement et de manière précise, surtout dans des situations de crise.

As the “new normal” sets in, technology is once again turning out to be an important differentiator when it comes to ensuring business continuity. Before the pandemic, legal firms invested in technology to maintain a competitive edge. Meanwhile, in-house departments were often viewed as cost centres and limited by tight budgets. Now, both practice areas must invest in technological solutions to ensure their operations can continue to effectively serve clients.

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Les meilleures pratiques pour les sociétés exerçant leurs activités dans plusieurs langues

When operating under stressful circumstances that are frequently changing, updates and support materials need to be available in all languages used by stakeholders. It can be easy to accidentally overlook translating materials in the chaos of a pandemic, but this is very important — for both internal and external messages. Advice must be understood to be accepted and acted upon. Translations must also be industry-specific and not too wordy or complex.

While some organizations might have in-house capabilities on standby for all language and translation needs, especially when dealing with complex legal documents, it is easy for them to feel overwhelmed when announcements and communications are constantly in flux. Notwithstanding this, all official messaging needs to be precise, consistent and prompt — in all official and working languages. For example, a bilingual Canadian company should not provide English communications on one day and French communications the next day. Bilingual messaging and communications must be shared as cohesively as possible to ensure each message is delivered on the same schedule and is held to equal standards and timelines. The key is to be able to have both simultaneously ready to send out, with high reliability.

Les changements technologiques pendant la pandémie de COVID-19

Parmi les outils devenus indispensables à l’exécution des affaires en 2020, notons particulièrement Zoom, Skype, Slack, Dropbox et WeTransfer. Cela témoigne d’un changement important quant à la manière dont plusieurs organisations ont mené leurs activités jusqu’ici — on pense notamment à l’ensemble des employés en télétravail, ce qui marque une transition vers le bureau numérique. Les sociétés ont dû examiner, adopter et intégrer de nouvelles technologies offrant l’accès à leurs ressources, membres d’équipe et clients, entre autres. Bien que le maintien de la communication avec les clients soit essentiel pour toutes les entreprises, il est aussi important d’assurer le maintien de la communication entre les membres de l’équipe pour préserver la culture d’entreprise, le moral des employés et la qualité du travail.

Bien que de faire usage de la technologie pour améliorer la communication, l’engagement et le partage des messages constitue une façon intelligente d’assurer la continuité des affaires, les dirigeants doivent être conscients qu’étant donné la subjectivité de la langue, celle-ci peut compliquer la communication avec les employés travaillant à distance. L’atteinte d’un équilibre entre l’efficience et la précision tout en respectant un budget relève parfois du défi, mais cet équilibre est essentiel pour que toutes les parties prenantes reçoivent des communications précises dans un environnement de travail numérique. Pour harmoniser les communications dans plusieurs langues au moyen de la technologie, plusieurs organisations adoptent des programmes qui utilisent l’intelligence artificielle (IA).

L’utilisation de l’intelligence artificielle pendant une crise

Un outil optimisé par l’intelligence artificielle permet aux dirigeants et gestionnaires de s’appuyer sur les capacités avancées d’apprentissage d’un programme et de continuer à améliorer leurs livrables. Alors que les plateformes et logiciels optimisés par l’intelligence artificielle sont offerts pour résoudre d’innombrables problèmes, l’intelligence artificielle est tout particulièrement indiquée pour la traduction.

Parmi les avantages que procure l’intelligence artificielle pour la traduction, notons les suivants :

• Des traductions plus intelligentes et objectives qui ne requièrent qu’un nombre minimum de modifications faites par un humain, voire aucune ;
• La capacité qu’a le programme d’apprendre de tous les documents et messages qui y sont intégrés, ce qui lui permet de s’adapter au ton et au style de la langue utilisée par une entreprise ;
• Ability to learn from all documents and messaging consumed by the program, which allows it to adapt to each company’s unique tone or style of language;
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En raison de l’augmentation du nombre d’appels vidéos, de webinaires et d’événements en ligne, plusieurs plateformes, y compris Alexa Translations A.I., recherchent actuellement des façons de tirer parti de l’intelligence artificielle textuelle pour traduire en direct des conversations audios et vidéos, ce qui offrirait un soutien langagier additionnel aux organisations multilingues partout au Canada.  

Il ne faut pas sous-estimer l’incidence des communications claires, particulièrement lorsque la santé et le bien-être de nos concitoyens sont menacés : l’intelligence artificielle est un puissant outil qui peut servir à fournir de l’information essentielle à ceux qui en ont le plus besoin. Alors que nous tentons de traverser cette période incertaine, de plus en plus d’entreprises adopteront des technologies comme l’intelligence artificielle pour améliorer la vitesse et l’efficience, sans sacrifier la qualité.

- Alexa Transations- Le logiciel Alexa Translations A.I.-

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