Clear Communications During A Global Pandemic

Cet article a initialement été publié par Grenier.

Pendant une pandémie, des communications rapides et concises sont essentielles, surtout en ce qui concerne les entreprises exerçant leurs activités dans plusieurs langues. À titre de pays officiellement bilingue, le Canada est un exemple pertinent, car les entreprises qui y exercent leurs activités doivent le faire dans les deux langues officielles, soit le français et l’anglais. Pendant la pandémie de COVID-19, les communications sur des sujets qui touchent toutes les parties prenantes, y compris les travailleurs, doivent être diffusées rapidement et avec précision, dans toutes les langues.

Alors que s’établit graduellement la « nouvelle normalité », la technologie, encore une fois, se distingue comme un important moteur de la continuité des affaires. Heureusement, les technologies dans les domaines du langage, de la messagerie et de la traduction deviennent de plus en plus courantes et sophistiquées. Les organisations s’appuient de plus en plus sur celles-ci afin de pouvoir communiquer rapidement et de manière précise, surtout dans des situations de crise.

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Les meilleures pratiques pour les sociétés exerçant leurs activités dans plusieurs langues

Pour mener des activités dans des circonstances exigeantes évoluant rapidement, des mises à jour et des documents de soutien doivent être aisément accessibles dans toutes les langues utilisées par les parties prenantes. On pense notamment à l’ensemble de l’effectif, à la direction, aux clients et aux consommateurs, ainsi qu’à toutes les personnes souhaitant obtenir des mises à jour sur les activités d’une société pendant la pandémie. Dans le chaos d’une pandémie, il est facile d’omettre accidentellement de traduire des documents — il s’agit pourtant d’une étape très importante, tant pour la diffusion des messages internes qu’externes.

Même si certaines organisations disposent de ressources internes en permanence pour combler les besoins en traduction dans toutes les langues, elles peuvent facilement se sentir submergées lorsqu’elles sont confrontées à un flux constant d’annonces et de communications. Les messages officiels doivent être précis, uniformes et concis, et ce, dans toutes les langues. Par exemple, une société canadienne exerçant ses activités dans les deux langues officielles ne peut se permettre de diffuser de l’information en anglais un jour, puis en français le jour suivant. Les messages et communications bilingues doivent être partagés de façon cohérente, dans la mesure du possible, selon un horaire uniforme respectant les mêmes normes et échéances. Parallèlement, la solution ne consiste pas à retarder la diffusion des messages en anglais jusqu’à ce que les messages en français soient prêts. La meilleure stratégie est de s’assurer que les messages dans ces deux langues soient prêts à être diffusés en même temps, de manière extrêmement fiable.

Les changements technologiques pendant la pandémie de COVID-19

Parmi les outils devenus indispensables à l’exécution des affaires en 2020, notons particulièrement Zoom, Skype, Slack, Dropbox et WeTransfer. Cela témoigne d’un changement important quant à la manière dont plusieurs organisations ont mené leurs activités jusqu’ici — on pense notamment à l’ensemble des employés en télétravail, ce qui marque une transition vers le bureau numérique. Les sociétés ont dû examiner, adopter et intégrer de nouvelles technologies offrant l’accès à leurs ressources, membres d’équipe et clients, entre autres. Bien que le maintien de la communication avec les clients soit essentiel pour toutes les entreprises, il est aussi important d’assurer le maintien de la communication entre les membres de l’équipe pour préserver la culture d’entreprise, le moral des employés et la qualité du travail.

Bien que de faire usage de la technologie pour améliorer la communication, l’engagement et le partage des messages constitue une façon intelligente d’assurer la continuité des affaires, les dirigeants doivent être conscients qu’étant donné la subjectivité de la langue, celle-ci peut compliquer la communication avec les employés travaillant à distance. L’atteinte d’un équilibre entre l’efficience et la précision tout en respectant un budget relève parfois du défi, mais cet équilibre est essentiel pour que toutes les parties prenantes reçoivent des communications précises dans un environnement de travail numérique. Pour harmoniser les communications dans plusieurs langues au moyen de la technologie, plusieurs organisations adoptent des programmes qui utilisent l’intelligence artificielle (IA).

L’utilisation de l’intelligence artificielle pendant une crise

Un outil optimisé par l’intelligence artificielle permet aux dirigeants et gestionnaires de s’appuyer sur les capacités avancées d’apprentissage d’un programme et de continuer à améliorer leurs livrables. Alors que les plateformes et logiciels optimisés par l’intelligence artificielle sont offerts pour résoudre d’innombrables problèmes, l’intelligence artificielle est tout particulièrement indiquée pour la traduction.

Parmi les avantages que procure l’intelligence artificielle pour la traduction, notons les suivants :

Des traductions plus intelligentes et objectives qui ne requièrent qu’un nombre minimum de modifications faites par un humain, voire aucune ;
La capacité qu’a le programme d’apprendre de tous les documents et messages qui y sont intégrés, ce qui lui permet de s’adapter au ton et au style de la langue utilisée par une entreprise ;
Des traductions effectuées plus rapidement et précisément, à un coût moindre par rapport aux méthodes conventionnelles, ce qui permet de gagner du temps.
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En raison de l’augmentation du nombre d’appels vidéos, de webinaires et d’événements en ligne, plusieurs plateformes, y compris Alexa Translations A.I., recherchent actuellement des façons de tirer parti de l’intelligence artificielle textuelle pour traduire en direct des conversations audios et vidéos, ce qui offrirait un soutien langagier additionnel aux organisations multilingues partout au Canada.

Il ne faut pas sous-estimer l’incidence des communications claires, particulièrement lorsque la santé et le bien-être de nos concitoyens sont menacés : l’intelligence artificielle est un puissant outil qui peut servir à fournir de l’information essentielle à ceux qui en ont le plus besoin. Alors que nous tentons de traverser cette période incertaine, de plus en plus d’entreprises adopteront des technologies comme l’intelligence artificielle pour améliorer la vitesse et l’efficience, sans sacrifier la qualité.

- Alexa Transations- Le logiciel Alexa Translations A.I.-