Le mois dernier, Alexa Translations a réuni un groupe de spécialistes du secteur, dont
Sara Ajmi (gestionnaire, Activités juridiques et technologie connexe, Telus), Dana Zuech
(vice-présidente adjointe, Activités juridiques, Sun Life), Junaid Mirza (associé,
Transformation juridique et responsable, IAG, PwC Canada) et Chad Aboud (directeur
commercial, Goodlawyer).
Dirigés par Gary Kalaci, PDG d’Alexa Translations, les spécialistes ont partagé des mesures
concrètes que les professionnels en activités juridiques peuvent utiliser pour mieux
soutenir leur organisation.
Si vous n’avez pas encore eu l’occasion de regarder le webinaire, ou si vous souhaitez
simplement un récapitulatif des principaux sujets abordés, voici les cinq principaux
points à retenir de l’événement.
Définir le rôle, communiquer le processus
« Le défi auquel sont confrontées la plupart des équipes chargées des activités
juridiques est l’absence d’un mandat clair. » – Junaid Mirza
Sans processus bien définis ni directives claires quant à l’attribution de responsabilités
comme le triage ou l’évaluation des risques, le service des activités juridiques risque de
passer plus de temps à expliquer son rôle qu’à le remplir.
Les équipes chargées des activités juridiques doivent jouer le rôle de pont entre les
différents services de l’entreprise. Ces équipes se coordonnent souvent à l’échelle de
l’organisation, fonctionnant à grande vitesse et jonglant avec des enjeux importants.
Comme le souligne Junaid Mirza : « Les activités juridiques doivent repérer les
chevauchements et mettre en place des protocoles de gouvernance ».
Cela semble facile en théorie? La mise en œuvre de ces mesures passe par une prise de
conscience.
Ce que l’on attend d’une équipe des activités juridiques varie d’une entreprise à l’autre.
Pour qu’une organisation puisse prospérer, il faut que les rôles de chaque service soient
clairement définis et communiqués. Ce n’est que lorsque ces conditions sont réunies que
les activités juridiques peuvent jouer leur rôle de partenaire stratégique, plutôt que
n’être qu’un simple pourvoyeur passif d’avis juridiques.
Comprendre les besoins de l’organisation
« Comment peut-on faire en sorte que les autres parties prenantes nous voient
comme une solution à leur problème? »
Chad Aboud
Tous les spécialistes du groupe s’entendent pour dire qu’il est facile pour les
professionnels des activités juridiques de faire preuve d’aveuglement volontaire et de
créer des solutions qui reposent sur l’espoir que les autres services changeront leur façon
de faire. Chad Aboud a souligné à quel point il est important de savoir exposer ses idées
et de communiquer les solutions de manière efficace en comprenant les besoins et les
points de vue des autres équipes.
Il a donné l’exemple de sa frustration initiale face aux courts délais d’exécution souvent
exigés pour les contrats de vente. En se plaçant dans la peau d’un professionnel de la
vente, il a saisi à quel point l’urgence de ces échéances était importante.
Aborder les activités juridiques sous l’angle du développement de l’expertise dans les
autres services permet de mieux cerner leurs conditions non négociables. Cela permet
non seulement de réduire les frictions, mais aussi d’améliorer la capacité globale de
l’organisation à générer des revenus au fil du temps.
En fin de compte, le rôle des activités juridiques est de soutenir le reste de l’organisation,
et non de définir leurs besoins dans un contexte idéal.
Utiliser les indicateurs clés de performance (ICP) comme
des outils stratégiques plutôt que de vagues objectifs
« Établir des critères de référence est essentiel. Assurez-vous de mesurer ce qui est
important pour les dirigeants, mais, parfois, il n’y a rien de mieux qu’une histoire de
réussite pour illustrer la valeur des activités juridiques. » – Dana Zuech
Puisque les services des activités juridiques ne participent pas aux activités de
prospection de clients et ne génèrent pas directement de revenus, les entreprises ont
tendance à les voir comme une source de dépenses plutôt qu’un atout stratégique.
Cette perception peut mener certains services à réagir de manière excessive en
produisant des ICP qui se résument essentiellement à un suivi du temps, ou pire, à une
utilisation injustifiée de ce temps.
Au lieu de vous empresser à quantifier vos performances à tout prix, demandez-vous si
un exemple concret de réussite ne démontrerait pas plus efficacement les progrès
accomplis. Les entreprises n’évoluent pas en vase clos, c’est pourquoi il est utile de tenir
compte des points forts de vos concurrents lorsque vient le moment d’établir des critères
de référence.
Parfois, la valeur des activités juridiques se révèle dans la résolution d’une crise qui
aurait pu faire perdre des millions à l’entreprise, ou dans le soutien apporté à l’équipe
des ventes pour conclure de manière impeccable un contrat en bonne et due forme.
S’il est nécessaire d’effectuer un suivi des mesures de performance, Junaid Mirza fait
remarquer que les ICP devraient toujours « mesurer l’évolution vers un objectif ». Si les
dirigeants sont indifférents au fait que votre équipe des activités juridiques atteint ses
ICP, le problème réside peut-être dans la définition des objectifs, et non dans le temps
passé au bureau.
La technologie une source de problèmes et de
solutions à ces problèmes
« Automatisez le plus que vous pouvez et donnez aux
professionnels les outils dont ils ont besoin pour affiner leur
travail. » – Sara Ajmi
« La technologie n’est pas la solution aux processus
mal conçus. » — Dana Zuech
Ces deux affirmations représentent les deux faces d’une même médaille technologique.
Lorsque la discussion s’est orientée vers les technologies émergentes comme l’IA, le
groupe s’est mis d’accord sur le fait que ces outils peuvent considérablement réduire la
lourdeur de la charge de travail lorsqu’ils sont correctement mis en œuvre.
Cependant, la technologie ne doit pas seulement résoudre un problème en théorie, mais
aussi en pratique. Dana Zuech a insisté sur l’importance de faire reposer la mise en
œuvre sur des cas d’utilisation clairs et de concilier curiosité et sensibilisation à la
sécurité, au lieu de simplement se laisser séduire par de nouvelles fonctionnalités
attrayantes.
Sara Ajmi a expliqué que lors de l’introduction d’une nouvelle solution technologique au
travail, les activités juridiques peuvent soutenir la mise en œuvre en fournissant pendant
les périodes d’essai des cas d’utilisation, des exemples de contrats et des données
fictives. Cela permet de s’assurer que la solution est précisément adaptée aux besoins du
service. En général, les solutions qui peuvent être testées par des membres sélectionnés
de l’équipe, des cadres au personnel de première ligne, puis ajustées en conséquence,
sont beaucoup plus efficaces que les logiciels génériques et universels.
Elle a également souligné que seuls les nouveaux outils permettant d’accomplir une
tâche dont les outils existants sont incapables présentent un intérêt. C’est là que les
activités juridiques peuvent mettre à profit leur compréhension des relations
interfonctionnelles afin de veiller à ce que les nouveaux outils mis en œuvre répondent
réellement aux besoins de l’entreprise.
Les compétences humaines : la vraie façon de se
démarquer
« La technologie est tellement efficace qu’elle devient la référence en matière
de compétences. En revanche, je pense que nous perdons la dimension humaine. » –
Chad Aboud
Selon Chad Aboud, il est évident que l’acquisition de compétences techniques va de soi
dans le monde du travail d’aujourd’hui, et que certaines pratiques, comme souligner des
mots en rouge à l’aide d’un véritable stylo rouge, sont devenues obsolètes avec le temps.
Ce qui fera des professionnels des activités juridiques des partenaires stratégiques, ce
n’est pas seulement leur maîtrise de processus comme la rédactique (la formulation
précise de requêtes), mais aussi leur enthousiasme et leur soif pour la résolution de
problèmes, ainsi que leur capacité à communiquer clairement leurs idées aux différents
services.
Comme le dit Chad Aboud, « une bonne idée qui tombe dans l’oreille d’un sourd est une
mauvaise idée ». L’IA peut vous aider à créer une proposition soignée, mais sans une
compréhension approfondie des besoins de votre organisation, même les meilleures
idées finissent par échouer à apporter de vraies solutions.
Si vous avez trouvé ces informations utiles et que vous aimeriez entendre l’intégralité de
la conversation de notre groupe de spécialistes, cliquez ici pour visionner le webinaire
dans sa totalité.
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