Veiller à la conformité aux exigences en matière de multilinguisme en 2025 [avec liste de contrôle GRATUITE portant sur la Loi sur la langue officielle et commune du Québec, le français]

Que diriez-vous d’une amende de 30 000 dollars? Ou de 60 000, voire 120 000 dollars? Tel est le risque que vous courez si vous ne respectez pas les lois linguistiques du Québec. En effet, la première amende peut atteindre 30 000 $, et le chiffre peut doubler pour chaque infraction subséquente.

Dans le monde interconnecté d’aujourd’hui, la conformité réglementaire est plus essentielle, et plus complexe, que jamais. Pour les organisations qui exercent leurs activités dans des territoires bilingues ou multilingues, comme le Canada, le respect des lois linguistiques n’est pas qu’une simple question de respect des exigences : la confiance de la clientèle, l’accès aux marchés et la promotion de l’inclusion sont en jeu.

Les entreprises (notamment au Québec et partout au Canada) doivent donc relever les défis associés à l’évolution de la réglementation pertinente, tout en mettant à profit les technologies de pointe et les pratiques exemplaires pour demeurer concurrentielles. Dans ce billet de blogue, nous abordons les nouvelles mises à jour réglementaires, nous présentons des stratégies pratiques en matière de conformité et nous expliquons la manière dont les outils de pointe peuvent simplifier votre démarche.

Qu’est-ce qui rend la conformité aux exigences en matière de multilinguisme si importante?

Les organisations subissent plusieurs pressions qui les obligent à respecter scrupuleusement les lois linguistiques.

1. Cadres réglementaires :Des lois comme la Loi sur la langue officielle et commune du Québec, le français et la Loi sur les langues officielles du Canada obligent les entreprises à effectuer leurs communications en français et en anglais. La non-conformité peut entraîner des amendes, des poursuites et des atteintes à la réputation.
2. Amélioration de l’accès au marché :Une entreprise qui souhaite pénétrer les marchés canadiens et s’y imposer ne saurait se passer d’une bonne conformité aux lois linguistiques. En effet, le respect des lois et des cultures locales est indispensable pour cultiver la confiance de la clientèle et favoriser le succès à long terme.
3. Évolution des attentes de la clientèle :Selon un sondage réalisé par le Commissariat aux langues officielles, 87 % de la population canadienne est en faveur de la Loi sur les langues officielles, ce qui démontre qu’il existe un fort soutien envers le bilinguisme à l’échelle nationale. Ces résultats témoignent du rôle toujours croissant de la communication bilingue dans l’engagement de la clientèle et la capacité desentreprises à supporter la concurrence.)

Principales mises à jour réglementaires en 2025

Loi sur la langue officielle et commune du Québec, le français : nouvelles dispositions en application

Entrée en vigueur en 2022, la Loi sur la langue officielle et commune du Québec, le français continue à transformer le paysage des obligations en matière de conformité linguistique que les entreprises doivent respecter dans la province. Plusieurs nouvelles dispositions importantes entrent en vigueur en 2025, élargissant considérablement la portée des exigences relatives à l’utilisation du français sur les lieux de travail et dans les inscriptions sur les produits, l’affichage et la publicité.

Réduction du seuil de la taille des entreprises visé par la Loi:

• Avant juin 2025, la Loi sur la langue officielle et commune du Québec, le français ne touchait que les entreprises ayant au moins 50 employés. À compter du mois de juin, cependant, toute entreprise ayant au moins 25 employés devra respecter les exigences vis-à-vis l’utilisation du français sur le lieu de travail. Voici les exigences en question :
  • Utiliser le français dans toutes les communications internes, y compris les courriels, les notes de service et les avis;
  • Fournir tout document relatif à l’emploi (contrats, manuels, politiques, etc.) en français.
  • Veiller à l’utilisation du français dans le matériel de formation et l’affichage sur le lieu de travail.
• La non-conformité peut exposer les entreprises à des sanctions administratives, à des atteintes à la réputation et à des difficultés dans les relations de travail. (Norton Rose Fullbright)

Les entreprises devront se conformer aux exigences en matière d’utilisation du français dans l’affichage, les contrats et les marques de commerce à compter du 1ᵉʳ juin 2025. (Fasken, 2024)

Utilisation de la marque de commerce sur les produits:

• À compter du 1ᵉʳ juin 2025, de nouvelles restrictions sur les marques de commerce et les inscriptions sur les produits entreront en vigueur :
  • Seules les marques de commerce déposées peuvent figurer sur l’emballage sans traduction en français.
  • Si une version française d’une marque est déposée, celle-ci doit être utilisée exclusivement.
  • Tout terme générique ou descriptif ou autre élément non distinctif inclus dans ou à proximité d’une marque de commerce non traduite en français doit être traduit en français et mis en évidence.
• Ces règles visent à accroître la visibilité et l’utilisation du français sur l’emballage des produits de consommation. Les emballages non conformes peuvent entraîner des mesures d’exécution réglementaire ou un retrait du marché. (Fasken)

Affichage public et publicité:

• Les entreprises doivent assurer une nette prédominance du français dans l’affichage public et la publicité commerciale. Si l’utilisation des marques déposées sans traduction française demeure autorisée, la priorité doit être donnée au français en ce qui concerne le contenu qui l’entoure et la présentation générale. 
• Les entreprises doivent également se conformer à des règles linguistiques plus strictes en matière d’affichage et de publicité :
  • Le français doit figurer de façon nettement prédominante par rapport à toute autre langue dans l’affichage public et la publicité commerciale.
  • L’utilisation de marques déposées non françaises demeure autorisée, mais dans la présentation générale, qui comprend les slogans, les termes descriptifs et tout texte complémentaire, il faut donner la priorité au français en matière de visibilité, de disposition et de style.
• La conformité à la réglementation sera évaluée en fonction de l’impression générale donnée au public et non d’éléments individuels tels que la taille de la police ou l’emplacement des caractères. (Gowling WLG)

Conformité à la Loi sur les langues officielles au niveau fédéral

La Loi sur les langues officielles du Canada a fait l’objet d’une modernisation importante avec l’adoption du projet de loi C-13 en 2023. Bien que les modifications législatives aient déjà été adoptées, en 2025, une nouvelle phase importante du déploiement opérationnel des obligations de conformité plus strictes et des nouvelles mesures d’application dans tous les secteurs d’activité s’entame.

Mesures plus strictes d’application de la loi et de contrôle de la conformité

• À partir de 2025, les organismes du gouvernement fédéral et les organisations assujetties à la réglementation feront l’objet d’une surveillance plus active en ce qui concerne leur respect des exigences en matière de communication bilingue. Voici les principales nouvelles évolutions.
  • Pouvoirs de surveillance élargis : Le Conseil du Trésor est désormais officiellement responsable de coordonner le respect des langues officielles à l’échelle de l’appareil fédéral et se voit conférer des pouvoirs plus vastes aux fins de contrôle, d’évaluation et d’orientation de la mise en œuvre. Si le Conseil détient cette autorité depuis 2023, les procédures de surveillance active et les mécanismes structurés de présentation de rapports sont en train d’être mis en place progressivement au cours de l’année 2025.
    
  • Autorité accrue du commissaire aux langues officielles : Le projet de loi C-13 a également élargi les pouvoirs du commissaire, en introduisant des ententes de conformité et le pouvoir de recommander des sanctions administratives pécuniaires en cas de manquement répété aux obligations. Il est probable que le commissaire utilisera ces pouvoirs de manière beaucoup plus active à partir de 2025.

Initiatives de soutien aux petites entreprises

• Le Plan d’action pour les langues officielles 2023-2028 comprend des initiatives visant à soutenir les petites et moyennes entreprises, surtout celles qui mènent leurs activités dans des collectivités de langue officielle en situation minoritaire. Ces programmes, dont la mise sur pied a été annoncée en 2023 et dont l’expansion se poursuit en 2025, offrent les avantages suivants :
  • Accès à des subventions fédérales pour améliorer la prestation de services bilingues.
  • Ressources sur mesure pour aider les petites organisations à remplir leurs obligations sur le plan linguistique à moindre coût. (Canada.ca)

Mandats propres à des secteurs particuliers

Certains secteurs, comme ceux des services juridiques et financiers, seront assujettis à des normes de conformité plus strictes en 2025.

• Secteur juridique : Les cabinets d’avocats qui offrent des services assujettis à la réglementation fédérale ou qui exercent leurs activités dans des régions désignées bilingues doivent veiller à ce que les communications avec les clients, les dossiers, les contrats et les documents déposés aux tribunaux soient disponibles en anglais et en français, le cas échéant. Il est probable que les mesures de contrôle et d’exécution à cet égard seront mises en application de manière plus rigoureuse à partir de 2025.
• Secteur financier : Les institutions financières soumises à la réglementation du gouvernement fédéral, notamment les banques, les sociétés de placement et les assureurs, doivent respecter des normes de prestation de services bilingues. Les organismes de réglementation accordent de plus en plus d’importance à la transparence et aux droits des clients, qui passent par la disponibilité des informations dans les deux langues officielles, et des mesures plus strictes de vérification de la conformité à cet égard entrent en vigueur.
  

Les organisations dans ces secteurs doivent donc harmoniser leurs processus internes, leurs formations et leurs interactions avec la clientèle avec les nouvelles attentes en matière de conformité aux exigences fédérales de manière proactive.

Stratégies pour veiller à la conformité aux exigences en matière de multilinguisme en 2025

1. Centraliser la gestion des activités de traduction : la centralisation des systèmes de traduction permet d’améliorer l’uniformité et la conformité. En effet, en consolidant leurs ressources, les entreprises peuvent éliminer les inefficacités et assurer l’uniformité de toutes les communications.
2. Tirer parti de la technologie pour plus d’efficacité :les logiciels de traduction alimentée par l’IA de pointe, comme Alexa Translationspermettent de rationaliser les activités de conformité. En effet, ces solutions :
   • Permettent de traduire de grands volumes de documents avec une rapidité et une précision inégalées;
   • Incorporent des mémoires de traduction (MT) pour assurer l’uniformité d’un projet à l’autre;
   • Sont parfois conformes aux normes de sécurité comme SOC 2, ce qui vous aide à protéger vos données sensibles.
3. Adapter les solutions aux besoins du secteur :les exigences en matière de conformité diffèrent selon les secteurs. Une approche sur mesure permet de veiller au respect de mandats pour le secteur en question, comme l’utilisation de la terminologie juridique ou financière précise.
4. Investir dans la formation du personnel : donnez à votre équipe les outils et les connaissances nécessaires pour respecter les normes en matière de conformité en offrant une formation sur les lois linguistiques, en mettant sur pied de bons processus internes et en utilisant efficacement les technologies de traduction.

Tirer parti des services d’Alexa Translations pour assurer la conformité

Alexa Translations offre une gamme complète d’outils et de services adaptés aux entreprises exerçant leurs activités dans des environnements bilingues.

• Traduction alimentée par l’IA :nos services marient l’efficacité de la traduction automatique à l’expertise humaine de manière à fournir rapidement une traduction fidèle.
• Logiciel sécurisé :certifié SOC 2, l’outil assure la protection des documents sensibles.
• Spécialisation dans votre secteur :notre expertise en traduction juridique, financière et gouvernementale garantit la conformité et le respect des cadres réglementaires.

Points à retenir

• Garder une longueur d’avance sur les changements réglementaires :demeurez au courant de l’évolution des lois linguistiques et des normes connexes et veillez à ce que vos processus internes y soient conformes.
• Mettre à profit la technologie :les logiciels de traduction de pointe permettent de rationaliser les activités de conformité et d’améliorer l’efficacité.
• Nouer des liens avec des partenaires de confiance :associez-vous à des fournisseurs de services linguistiques qui sont conscients des besoins en matière de conformité dans votre secteur.
  

Assurez la pérennité de votre stratégie en matière de conformité

Sur le marché mondial d’aujourd’hui, la conformité à la réglementation en matière de multilinguisme n’est plus qu’une exigence légale, mais bel et bien un impératif stratégique. Pour faire face aux nouveaux défis en 2025, les organisations doivent s’adapter de manière proactive aux changements réglementaires, tirer parti des technologies de pointe et favoriser une culture axée sur la conformité.

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