De la version préliminaire au document final : comment optimiser la production des documents réglementaires multilingues pour les équipes des services financiers et juridiques
Les institutions financières sont de plus en plus contraintes de fournir rapidement des informations réglementaires précises et bilingues. La complexification des exigences réglementaires entraînera une hausse des contraintes pour la période de déclaration de 2025.
Qu’est-ce qui empêche les équipes des services juridiques et financiers d’actualiser leur approche?
En 2023, KPMG/White & Case a publié les résultats d’une enquête de référence sur les décideurs de haut niveau et leur utilisation de la technologie dans le processus de conformité. Fait étonnant, 24 % des répondants ont admis avoir une approche « rudimentaire » de la conformité, qui implique principalement des processus manuels et non évolutifs. (DiMauro, Hyrkiel, 2023)
En raison des nouvelles mesures de surveillance prises par les organismes de réglementation comme le Bureau du surintendant des institutions financières, le Centre d’analyse des opérations et déclarations financières du Canada et les Autorités canadiennes en valeurs mobilières, les équipes internes des services juridiques et financiers doivent faire face à des délais plus serrés et à des lignes directrices de plus en plus complexes. Aujourd’hui, il est possible de simplifier vos processus grâce à des approches modernes.
Pour les entreprises qui exercent leurs activités dans plusieurs territoires, et surtout celles soumises aux exigences réglementaires du Québec, cela implique de redynamiser les processus de travail pour tenir compte de la charge de travail linguistique.
Vous trouverez dans cet article de blogue des informations sur les principaux
obstacles rencontrés lors du processus de production de documents multilingues,
ainsi que des mesures concrètes pour aider les équipes des services juridiques et
financiers à rester conformes, à respecter les délais et à se préparer pour les
audits.
La collecte de données est relativement facile à automatiser en comparaison aux tâches moins répétitives. Malheureusement, de nombreuses organisations utilisent des méthodes obsolètes.
Selon The State of Financial Reporting in Banking (Workiva, 2025), près de la moitié des professionnels du secteur bancaire (47 %) déclarent que la collecte manuelle des données est le principal obstacle au respect des délais de soumission des informations réglementaires. Si l’on considère également que, depuis 2023, le nombre de transactions d’actifs numériques a augmenté de 65 % par année, la quantité de données que les entreprises doivent traiter continuera à submerger les professionnels qui tentent d’effectuer le processus manuellement.
On ne peut traduire un document introuvable.
De nombreuses entreprises dépendent encore de systèmes fragmentés ou de processus de prise en charge inconstants, ce qui entraîne :
Ces problèmes de prise en charge entraînent un raccourcissement des délais de traduction ou, pire, des retards dans la soumission des documents. Selon une étude de McKinsey, les employés consacrent déjà au moins 4,5 heures par semaine à des tâches répétitives (McKinsey, 2023). Avec l’augmentation continue de la charge de travail, les pertes de temps risquent d’être encore plus importantes si vous ne commencez pas à simplifier vos processus.
L’une des solutions consiste à normaliser la prise en charge des documents pour les diverses équipes et à mettre en forme les documents pour leur traduction dès le début de leur prise en charge (pour en savoir plus sur cette étape cruciale, consultez notre liste de contrôle). Une équipe qui n’est pas bousculée ou débordée sera plus à même d’examiner efficacement le contenu de la source. Le processus de traduction n’en sera que plus fluide.
La normalisation vous évite de réinventer la roue chaque fois que vous exécutez un processus reproductible. Une fois qu’un processus a été normalisé dans les différents services, l’ensemble de l’organisation peut donner son avis sur la manière de l’optimiser, voire de l’automatiser.
Une fois que les rapports entrent dans la phase de révision, les équipes des services juridiques et financiers travaillent souvent en vase clos. Cela peut créer un processus de « va-et-vient » où les services font constamment circuler le même document.
Pendant ce temps, la traduction commence souvent avant que le contenu final soit décidé, ce qui entraîne des retouches coûteuses ou des versions mal alignées. Une partie du contenu est traduite plusieurs fois, alors que d’autres parties ne sont pas traduites du tout.
Les cycles de révision non structurés font perdre du temps, introduisent des erreurs et augmentent le risque de divergences réglementaires entre les versions anglaise et française. Même si les deux services travaillent bien ensemble, un manque d’intégration entre les services ralentira le processus.
La solution à ce problème est double. Tout d’abord, attribuez la responsabilité de chaque étape de la traduction exigée aux fins de conformité, y compris les protocoles d’approbation et les « points de contrôle » de l’assurance qualité, de manière à vous assurer que les choses se déroulent sans heurts.
Ensuite, prenez le temps de trouver une solution de traduction unique avec des traducteurs spécialisés en terminologie juridique et financière, et intégrez-la au processus de travail de votre organisation de façon à ce qu’elle devienne un prolongement de votre équipe. Alexa Translations offre déjà ce service, ce qui permet de réduire le temps consacré aux multiples révisions et d’économiser de l’argent.
« Pour prospérer, les institutions financières canadiennes ont besoin d’un programme centralisé de gouvernance des données. » - (K. Love, Deloitte, 2023)
La citation ci-dessus date d’il y a deux ans, mais de nombreuses entreprises autorisent encore leurs différents services à adopter une terminologie, des plateformes ou des conventions de dénomination différentes pour les documents clés. De telles erreurs sont même commises avec des données sensibles!
Ce manque de coordination entraîne :
Le résultat? Des documents refusés ou qui ne respectent pas le format réglementaire, sans oublier l’atteinte à la réputation et les moyens mis en œuvre pour corriger la situation.
La solution? Ne pas commettre cette erreur. La centralisation des lexiques et de la terminologie préapprouvée garantit que chaque traduction respecte les normes propres à chaque territoire, ce qui est particulièrement important pour les documents déposés au Québec, en raison de la nouvelle Loi sur la langue officielle et commune du Québec, le français.
Il s’agit d’une autre question qui peut sembler plus complexe au départ, mais la simplification des déclarations réglementaires implique d’investir dans une infrastructure réutilisable et sur laquelle vous pouvez compter année après année.
Vous souvenez-vous de la confusion dont nous venons de parler à propos de la collaboration entre les différents services d’une même organisation?
Imaginez maintenant la confusion qui règne lorsque l’on communique avec plusieurs fournisseurs de traductions disposant chacun de leur propre structure interne. C’est un véritable chaos. Les différents services de votre entreprise essaient tous de faire le suivi auprès des divers fournisseurs.
Cette façon de travailler découle souvent du désir de trouver la meilleure offre possible, au cas par cas, plutôt que de se limiter à un seul fournisseur. Toutefois, les économies réalisées sont souvent contrebalancées par :
La gestion cloisonnée des fournisseurs crée des risques. Mais il existe d’autres solutions. Un seul fournisseur pour gérer vos traductions, les étapes intermédiaires étant automatisées pour simplifier le processus et vous faire gagner du temps. Fini le temps où vous deviez payer des factures de six fournisseurs différents et où vous vous demandiez lequel d’entre eux a traduit votre document. Travailler avec un seul partenaire de traduction professionnelle qui comprend les documents de conformité juridique et financière permet de réduire les frictions, de regrouper les responsabilités et de profiter d’un service de traduction tout-en-un.
Même lorsque les traductions sont fidèles, les erreurs de mise en forme peuvent compromettre les soumissions. Les autorités réglementaires ont souvent des exigences particulières quant à la mise en page, aux formats de présentation bilingues ou aux glossaires intégrés, et les erreurs de mise en forme de dernière minute peuvent entraîner des retouches coûteuses ou le dépassement des échéances.
Les entreprises professionnelles de traduction qui offrent un service de mise en forme prête à l’envoi des documents traduits permettent d’éviter ce problème. Mieux encore, lorsque les délais de traduction et de mise en forme font l’objet d’un suivi dans le cadre d’un processus reproductible, des possibilités d’optimisation supplémentaires se présentent.
La simplification des déclarations multilingues implique la mise en place d’un processus de travail reproductible et vérifiable sur lequel les équipes des services juridiques et financiers peuvent compter, en particulier lors des périodes de pointe trimestrielles ou de changements réglementaires.
Depuis la normalisation de la réception jusqu’à l’amélioration de la qualité des traductions, remédier à ces cinq goulets d’étranglement et à ceux qui figurent dans notre liste de contrôle gratuite constitue un moyen proactif d’éliminer les risques, de réduire le stress de dernière minute et de respecter les délais de dépôt des documents. Essayer de mettre en place un tel processus à la hâte pour ne pas manquer une échéance importante est la pire chose à faire.
Le personnel bilingue interne est un atout inestimable, mais lui demander de traduire des informations financières ou juridiques complexes pendant les périodes de pointe l’éloigne de son travail principal. De plus, ils ne disposent pas des certifications nécessaires. Avoir recours à des traducteurs professionnels spécialisés dans le langage réglementaire permet de résoudre ce problème.
Les fournisseurs de services de traduction professionnelle réputés sont tenus de respecter des protocoles stricts en matière de confidentialité et de gouvernance des données. Les ententes comprennent souvent des clauses relatives, par exemple, à l’échange sécurisé de fichiers, à la protection des données et à la non- divulgation des informations.
Pas tout à fait. Souvent, les fournisseurs généralistes ne disposent pas de l’expertise réglementaire que requièrent les soumissions de documents financiers ou juridiques. Le recours à un fournisseur spécialisé dans les services de traduction réglementaire au Canada garantit des résultats précis et conformes.
Tout processus de traduction professionnelle qui se respecte comprend des étapes d’assurance qualité comme une révision bilingue, la validation du lexique et l’utilisation d’outils de comparaison en parallèle, que fournissent tous les services professionnels.
En fin de compte, investir dans un processus de traduction rationalisé et prêt
pour l’audit coûte moins cher que les retards, les reprises et les rejets de
document. L’amélioration de l’efficacité et le temps économisé au profit de tâches
plus essentielles constituent un retour sur investissement.
