Un document confidentiel doit être traité de manière sécurisée tout au long du processus de traduction pour éviter tout risque, toute divulgation ou toute perte de contrôle qui pourraient porter atteinte à son caractère protégé.
Pourtant, la traduction est souvent le maillon faible dans des processus juridiques autrement sécurisés, introduisant des points dissimulés d’exposition au risque que les cabinets ne sont pas toujours en mesure de détecter avant qu’un problème ne survienne.
Voilà pourquoi les équipes juridiques adoptent de plus en plus le cryptage de bout en bout comme processus normalisé afin de protéger les données confidentielles, les renseignements personnels et le privilège juridique à chaque étape du processus de traduction.
Les failles de sécurité dans la traduction juridique
La traduction de chaque document juridique suit les mêmes cinq étapes fondamentales. Lorsque la sécurité est gérée de manière fragmentée, un risque d’atteinte au privilège juridique peut discrètement s’introduire à n’importe laquelle de ces étapes.
Il ne suffit pas de vérifier si un seul point du processus est adéquatement sécurisé. La protection doit être maintenue sur toute la ligne, du téléversement à la livraison du document.
Comme le risque peut s’introduire à n’importe quelle étape du processus, autant dans les tâches effectuées par l’humain que dans celles réalisées par l’IA, il est important de prendre conscience de ces étapes afin de mettre en place un cadre clair permettant de déterminer les points où les lacunes en matière de sécurité se manifestent le plus souvent.
Les cinq étapes de la traduction juridique
Voici les cinq étapes fondamentales de chaque processus de traduction juridique. Pour chaque étape, nous soulignerons les points où la sécurité est souvent compromise et les processus de travail modernes qui permettent de gérer les risques associés.
Téléversement du document
Failles de sécurité fréquentes :
Les documents juridiques sont fréquemment envoyés sous forme de pièces jointes à un courriel ou par l’intermédiaire de portails ou de liens non sécurisés, des pratiques qui posent un risque d’atteinte à la sécurité avant même que les mesures de protection, comme les processus d’authentification, les contrôles d’accès ou la consignation des activités puissent s’appliquer. Ces méthodes exposent l’information sensible à des risques avant même que la traduction à proprement parler puisse commencer et compromettent le privilège juridique et la confidentialité de la clientèle dès le début du projet.
Avantages des processus de travail modernes :
Les fichiers sont téléversés par l’intermédiaire de voies de communication chiffrées
dans un environnement contrôlé. Le cryptage rend les documents illisibles à toute partie
non autorisée qui tente de les intercepter, même au moment de l’envoi initial, éliminant
ainsi les transferts non sécurisés et préservant le privilège juridique dès le départ.
Transfert
Failles de sécurité fréquentes :
Dans le cadre du processus de traduction, les documents juridiques sont fréquemment transférés d’un fournisseur, d’une plateforme et d’un outil à l’autre. En plus de compliquer la protection des informations privilégiées, chaque transfert de ce genre compromet la traçabilité du document, créant des « angles morts » qui pourraient entraîner l’exposition du contenu ou l’accès à celui-ci en dehors du contrôle du cabinet.
Avantages des processus de travail modernes :
Les documents suivent un processus de travail contrôlé et protégé par cryptage qui
réduit le nombre de transferts entre fournisseurs ou systèmes séparés, permettant ainsi
de garantir une protection constante et un contrôle juridique tout au long du processus.
Tant que les transferts ont lieu dans un environnement contrôlé et sécurisé, les équipes
juridiques conservent le contrôle du processus. Assurez-vous que votre fournisseur
peut nommer précisément tous les tiers participant au traitement et à la manipulation
des documents pendant leur transfert et qu’il garde une piste de vérification complète
permettant de vérifier qui a accédé aux fichiers et à quel moment.
Traitement
Failles de sécurité fréquentes :
Au cours du processus de traduction, les documents juridiques risquent d’être exposés à des personnes ou à des systèmes qui ne sont pas strictement autorisés à y avoir accès, que ce soit durant une révision humaine, un traitement par des outils d’IA ou un processus interne. Lorsque les contrôles d’accès sont mal définis ou insuffisants, des informations sensibles risquent d’être consultées, copiées ou conservées au-delà de ce qui est nécessaire pour effectuer la traduction.
Avantages des processus de travail modernes :
Le traitement des documents a lieu dans des environnements sécurisés conçus pour
les données juridiques, avec un accès contrôlé et des mesures de protection qui aident
à empêcher la réutilisation, la conservation ou la divulgation des renseignements
personnels en dehors de ce qui est strictement nécessaire au processus de travail.
L’information sensible et le privilège juridique demeurent ainsi protégés tout au long de
la traduction, que les documents soient traités par des spécialistes, des outils d’IA ou
les deux. Demandez à votre fournisseur si l’accès à vos documents est limité aux
utilisateurs et aux systèmes autorisés et s’il interdit la réutilisation et la
conservation injustifiée du contenu juridique.
Stockage et accès
Failles de sécurité fréquentes :
Les documents traduits sont fréquemment stockés sur des lecteurs partagés, des systèmes locaux ou des plateformes de tiers avec des autorisations d’accès trop étendues ou mal définies. Lorsque le contenu est conservé plus longtemps que nécessaire ou que l’accès à celui-ci n’est pas strictement contrôlé, des informations sensibles risquent d’être exposées bien après leur traduction, ce qui porte atteinte au privilège juridique.
Avantages des processus de travail modernes :
Les documents sont conservés dans des environnements sécurisés dotés de contrôles
d’accès basés sur les rôles et soumis à des politiques de conservation bien définies.
L’accès à ces documents se limite aux utilisateurs autorisés, ce qui permet de garantir
la protection de l’information sensible et la préservation du privilège juridique tout au
long du cycle de vie du document. Assurez-vous que votre fournisseur définit des
limites de conservation des documents et met en place des restrictions permanentes
d’accès aux documents traduits en fonction du rôle et du besoin.
Livraison
Failles de sécurité fréquentes :
Les documents traduits sont souvent livrés sous forme de pièces jointes à un courriel ou de liens de téléchargement dépourvus de contrôles de sécurité cohérents. Une fois ces documents remis, les cabinets risquent de perdre la visibilité des personnes autorisées à y avoir accès ou de la façon dont ces documents sont conservés et diffusés, ce qui augmente le risque de divulgation non autorisée et affaiblit la capacité de démontrer que l’information privilégiée demeure protégée après sa remise.
Avantages des processus de travail modernes :
Les traductions sont acheminées par des voies sécurisées où le cryptage et les
contrôles en matière d’accès demeurent en place jusqu’à la remise finale. La protection
est ainsi maintenue tout au long du processus de livraison, aidant les équipes juridiques
à garder les documents confidentiels sous contrôle jusqu’à la ligne d’arrivée.
Les raisons pour lesquelles le cryptage de bout en bout est la nouvelle norme
La traduction juridique n’est plus une tâche unique. Il s’agit d’un processus de travail en plusieurs phases où de nombreux systèmes, outils et personnes jouent un rôle dans le traitement des documents, et la sécurité doit être assurée à chaque étape. Alors que les processus de traduction évoluent de manière à inclure l’IA, l’automatisation et le recours à plusieurs intervenants, assurer la sécurité des données à quelques points clés n’est plus suffisant.
Le cryptage de bout en bout permet d’assurer la protection des documents juridiques du téléversement à la livraison, préservant ainsi la confidentialité, les renseignements personnels et le privilège juridique tout au long du processus. Pour les équipes juridiques qui évaluent la qualité de solutions de traduction, la question n’est plus de savoir si la sécurité est assurée à une étape donnée, mais bien si elle est intégrée à l’échelle du processus de travail entier.
Téléchargez le Guide sur la sécurité des outils juridiques alimentés par l’IA pour découvrir concrètement à quoi ressemble une protection de bout en bout et comment évaluer les fournisseurs au regard de cette norme moderne.
Foire aux questions
1. Quel est le rôle du cryptage de bout en bout dans le contexte de la traduction juridique?
Le cryptage de bout en bout garantit que les documents juridiques demeureront chiffrés et inaccessibles aux parties non autorisées de leur téléversement initial à leur livraison finale, protégeant ainsi la confidentialité, les renseignements personnels et le privilège juridique à chaque étape.
2. Pourquoi la traduction représente-t-elle pour les équipes juridiques un risque de sécurité?
Les processus de traduction comprennent souvent l’utilisation de plusieurs outils, le recours à plusieurs fournisseurs et de nombreux transferts des documents. En l’absence de contrôles de sécurité à toutes les étapes, les données juridiques sensibles risquent d’être exposées lors du téléversement, du transfert, du traitement, du stockage ou de la livraison.
3. Comment le cryptage permet-il de protéger le privilège juridique dans le cadre de la traduction?
Le cryptage empêche l’accès non autorisé aux documents juridiques, qu’ils soient en cours de transfert ou au repos, contribuant ainsi à garantir le maintien de la confidentialité de l’information privilégiée tout au long du processus de traduction.
4. L’IA peut-elle être utilisée de manière sécuritaire dans le cadre des processus de traduction juridique?
Oui. Lorsque l’IA est utilisée dans des environnements sécurisés et contrôlés conçus pour les données juridiques, elle peut soutenir la traduction sans compromettre la confidentialité ni les exigences en matière de conformité.
