Cet article a été initialement rédigé et publié par DENTONS.

On May 24, 2022, the National Assembly of Québec adopted Bill 96 - An Act respecting French, the official and common language of Québec (the “Act”). It is expected that the bill will be assented to in the next few days, which is the last step for a bill to become a law.

Le présent bulletin porte sur les principales modifications que la Loi apporte à la Charte de la langue française, et qui sont pertinentes pour les employeurs.

OFFRES D’EMPLOI

Lorsque des employeurs publieront une offre d’emploi dans une autre langue que le français, ils devront veiller à ce qu’elle soit diffusée simultanément en français, en utilisant des moyens de transmission de même nature et atteignant un public cible de taille comparable, toutes proportions gardées. Similairement, toute offre d’emploi, de mutation ou de promotion diffusée par les employeurs devra être rédigée en français.

EXIGENCES PRÉCISES REQUISES POUR QUE LA CONNAISSANCE D’UNE LANGUE AUTRE QUE LE FRANÇAIS SOIT UNE CONDITION D’EMPLOI

La Loi précise qu’avant d’exiger la connaissance d’une autre langue que le français lors de l’embauche, les employeurs devront démontrer qu’ils : (i) ont évalué les besoins linguistiques réels associés aux tâches à accomplir; (ii) se sont assurés que les connaissances linguistiques déjà exigées des autres membres du personnel sont insuffisantes pour l’accomplissement de ces tâches; et (iii) ont restreint le plus possible le nombre de postes auxquels se rattachent des tâches dont l’accomplissement nécessite la connaissance d’une autre langue que le français. Suite à un amendement adopté en commission parlementaire, la Loi précise cependant que l’obligation décrite ci-dessus ne doit pas être interprétée de manière à imposer une réorganisation déraisonnable à une entreprise.

De plus, les employeurs qui exigeront la connaissance ou un niveau de connaissance spécifique d’une autre langue que le français pour accéder à un poste devront, lorsqu'ils diffuseront une offre visant à pourvoir ce poste, y indiquer les motifs justifiant cette exigence.

CONTRATS DE TRAVAIL

Les employeurs devront veiller à ce que tout contrat individuel de travail qu’ils concluent par écrit soit rédigé en français. Ainsi, les contrats individuels de travail qui sont des contrats d’adhésion (c’est-à-dire un contrat dont les stipulations essentielles ont été imposées ou rédigées par l’employeur, sans que l’employé ait eu une occasion réelle de les négocier) rédigés dans une autre langue que le français ne lieront les parties que si celles-ci confirment leur volonté expresse que le contrat soit rédigé dans cette langue, après que le contrat rédigé en français leur ait d’abord été présenté et qu’elles aient eu l’occasion de la réviser. En revanche, lorsqu’un employé a une réelle occasion de négocier les termes de son contrat de travail, la stipulation de la volonté expresse des parties de disposer du contrat dans une autre langue que le français continuera d’être suffisante.

COMMUNICATIONS AVEC LE PERSONNEL

La Loi prévoit que les communications écrites, incluant celles suivant la fin du lien d’emploi, qu’un employeur adresse à son personnel ou à une partie de celui ci, à un travailleur en particulier ou à une association de travailleurs représentant son personnel devront être en français. Cependant, un employeur pourra communiquer par écrit dans une autre langue que le français avec un travailleur qui en fera la demande. De plus, les employeurs devront s’assurer que les formulaires de demande d’emploi, les documents ayant trait aux conditions de travail et les documents de formation produits à l’intention du personnel soient rédigés en français et s’ils les rendent disponibles dans une autre langue, que la version en français soit accessible dans des conditions au moins aussi favorables.

SENTENCES ARBITRALES ET JUGEMENTS RENDUS PAR UN TRIBUNAL JUDICIAIRE

La Loi prévoit qu’une version française devra être jointe sans délai à toute sentence arbitrale rendue par écrit en anglais à la suite de l’arbitrage d’un grief, d’une mésentente, ou d’un différend, soit relatif à la négociation, au renouvellement ou à la révision d’une convention collective ou d’une entente collective, soit résultant de l’interprétation ou de l’application d’une telle convention ou d’une telle entente. La traduction de la sentence arbitrale devra être certifiée, et les frais de traduction devront être assumés par les parties.

De façon similaire, une version française devra être jointe sans délai à tout jugement rendu par écrit en anglais par un tribunal judiciaire mettant fin à une instance ou présentant un intérêt pour le public. Les frais de traduction n’auront toutefois pas à être assumés par les parties.

Les dispositions auxquelles il est fait référence dans ce paragraphe entreront en vigueur deux ans suivant la date de la sanction de la Loi.

RÈGLES DE FRANCISATION

The Act extends the francization process, according to which a company must demonstrate that the use of French is generalized throughout the workplace, to companies with between 25 and 49 employees. Thus, similarly to businesses with 50 or more employees, they will now have to register and obtain a francization certificate from the Office québécois de la langue française (the “OQLF”). In the absence of a francization certificate due to the non-generalization of the use of French at all levels of the company, the OQLF will order a company to develop and implement a francization program that must be sent to the OQLF within three (3) months of receiving the OQLF’s notice to that effect. The company is then required to (i) ensure that the use of French remains widespread at all levels and (ii) submit a report to the OQLF every three (3) years. If, after reviewing such a report, the OQLF believes that the use is no longer generalized at all levels of the company, it will order the company to establish and implement an action plan to remedy the situation after giving it the opportunity to present observations. An employer will then have two months to submit its action plan for approval to the OQLF.

Ces mêmes entreprises ne seront tenues d’instituer un comité de francisation que si l’OQLF leur ordonne la création d’un tel comité après examen de l’analyse de leur situation linguistique.

L’application de ces règles aux entreprises comptant entre 25 et 49 employés n’entrera en vigueur que trois ans après la date de sanction de la Loi, soit en 2025.

POUVOIRS DE L'OQLF

The Act broadens the powers of the OQLF in the context of inspections and investigations it conducts.

En cas de manquement aux dispositions de la Loi, l'OQLF a le pouvoir d'ordonner à celui qui en est l'auteur de s'y conformer ou de cesser d'y contrevenir. En de pareilles circonstances, l'OQLF indique un délai à l'intérieur duquel l'auteur du manquement doit agir.

Finalement, la Loi accorde à l'OQLF le pouvoir de demander à un juge de la Cour supérieure de prononcer une injonction relativement à l'application de la Loi.

SANCTIONS EN CAS DE NON-CONFORMITÉ

Sanctions civiles

La Loi introduit de nouvelles sanctions civiles pouvant être imposées en cas de contravention à celle-ci. Dorénavant, les dispositions d'un contrat, d'une décision ou d'un autre acte causant préjudice par leur contravention aux dispositions de la Loi peuvent être frappées de nullité, à la demande de celui qui subit ce préjudice. Cela dit, au lieu de demander l'annulation d'un contrat, une partie à ce dernier peut opter pour son maintien et demander une réduction de son obligation équivalente aux dommages-intérêts qu'elle est justifiée de réclamer.

De plus, la Loi accorde une grande discrétion au tribunal, celle-ci prévoyant qu'il puisse également rendre toute ordonnance qu'il estime appropriée.

Sanction administrative

En cas de contravention répétée aux dispositions de la Loi, une entreprise s'expose à la suspension ou à la révocation d'un permis ou de toute autre autorisation qu'elle détient, et ce, malgré toute ordonnance ayant pu être rendue par l'OQLF et toute poursuite pénale entreprise à son égard en raison de telles contraventions.

Dispositions pénales

La Loi augmente les montants des amendes pouvant être imposées en cas d'infraction à la Loi. Désormais, une personne physique qui contrevient à la Loi s'expose à une amende de 700 $ à 7 000 $, alors qu'une personne morale s'expose à une amende de 3 000 $ à 30 000 $. Ces montants minimaux et maximaux sont portés au double en cas de première récidive et au triple pour toute récidive additionnelle.

Par ailleurs, il est important de souligner que la Loi prévoit que les administrateurs seront présumés responsables en cas d'infraction commise par une personne morale, un agent, un mandataire ou un employé de celle-ci, d'où l'importance pour les administrateurs de faire preuve de diligence raisonnable et de prendre toutes les précautions nécessaires pour en prévenir la perpétration. En cas d'infraction à la Loi, un administrateur ou un dirigeant s'expose à une amende de 1 400 $ à 14 000 $ en cas de première infraction. Ces montants seront doublés en cas de deuxième infraction et triplés pour toute infraction subséquente.

La Loi prévoit que lorsqu'une infraction se poursuit pendant plus d'un jour, elle constitue une infraction distincte pour chaque jour durant lequel elle se poursuit, d'où l'importance d'agir rapidement pour se conformer à la Loi en cas d'infraction.

APPLICATION OF THE CHARTER OF THE FRENCH LANGUAGE TO BUSINESSES UNDER FEDERAL JURISDICTION IN QUÉBEC

Bien qu’aucune disposition de la Loi ne le prévoie expressément, le Gouvernement du Québec a confirmé qu’il exigera que les entreprises de compétence fédérale (ex.: banques, entreprises de télécommunication et de transport interprovincial, etc.) se conforment, à l’égard de leurs opérations sur le territoire du Québec, aux dispositions de la Charte de la langue française, telles que modifiées par la Loi.

ENTRÉE EN VIGUEUR

The provisions referred to in this insight will come into force on the date of assent of the Act, except those for which another time limit is specifically identified.

CONCLUSION

The Act includes several amendments with respect to French as the language of work and imposes new obligations on employers, with the objective of strengthening the right of Québec workers to carry out their activities in French. Many employers doing business in Québec will therefore have to review their language practices to ensure that they comply with these new requirements.

Si vous souhaitez discuter des impacts que la Loi pourrait avoir sur votre entreprise ou pour toute question concernant vos droits et obligations, n’hésitez pas à communiquer avec un membre du Employment and Labour group of the Montréal office.