Pour les sociétés minières, la période de déclaration du premier trimestre (T1) est très chargée et lourde en enjeux. Les rapports annuels, les rapports de gestion, les états financiers et les autres documents complémentaires doivent souvent être ébauchés, révisés et approuvés en succession pour respecter les délais stricts imposés par les organismes réglementaires. Les équipes du droit, des finances et de l’information doivent assurer l’exactitude et l’uniformité de ces documents et la rapidité du processus, tout en gérant les coûts et les capacités internes.

Parallèlement, les volumes de documents à préparer ne cessent de croître, et dans ce contexte, les équipes dépendent de plus en plus des outils numériques, des processus de travail appuyés par l’IA et de la réutilisation des formulations pour accélérer la tâche. Alors que les délais se réduisent, de petits écarts de coordination ou d’uniformité entre les documents sont susceptibles de se manifester.

C’est là que de nombreux processus ordinaires de préparation de documents de déclaration commencent à montrer leurs failles. Les processus qui comprennent trop de transferts manuels de documents, qui font appel à de nombreux fournisseurs indépendants, ou qui intègrent des services professionnels dispendieux ne sont pas conçus pour les volumes de travail élevés et les activités à grande échelle. Et le risque se limite rarement à un seul problème évident. Dans un contexte où un travail faisant l’objet d’un contrôle vigilant doit être exécuté rapidement, ce sont souvent les lacunes mineures, les petits manques d’uniformité et les coûts en hausse qui font obstacle.

Dans ce billet de blogue, nous abordons l’incidence de la période de déclaration du T1 sur la restructuration des processus de travail juridiques et financiers des sociétés minières, les tâches associées à des coûts et à des risques importants, et les nouvelles méthodes de gestion de déclaration mieux adaptées aux pressions, qui viennent remplacer les approches traditionnelles.

Raisons pour lesquelles la pression liée à la déclaration s’intensifie

En pratique, la préparation de documents aux fins de déclaration pour le T1 est rarement exécutée de manière consécutive. Les équipes du droit, des finances et de la divulgation gèrent simultanément des révisions finales, des mises à jour des chiffres d’affaires, des commentaires du conseil d’administration et des interprétations changeantes. Les documents sont passés en revue, révisés, et utilisés dans plusieurs dépôts pouvant faire l’objet d’un examen approfondi, et les incohérences sont plus facilement relevées lorsque les informations fournies dans l’ensemble des rapports sont comparées simultanément. Par exemple, lorsque les délais sont serrés, une modification apportée à des recommandations prévisionnelles ou à des formulations relatives aux risques dans un rapport de gestion à une étape tardive du processus pourrait ne pas être reflétée de manière uniforme dans les documents connexes, comme les notes afférentes aux états financiers ou les communiqués de presse.

En outre, les échéanciers serrés ne sont plus la seule source de pression. À mesure que les exigences en matière de déclaration deviennent plus variées et que les documents évoluent d’une année à l’autre, les équipes s’appuient de plus en plus sur les formulations réutilisées, la terminologie commune et la rédaction en parallèle pour accélérer les processus. Cette approche augmente l’efficacité, mais aussi le risque que les modifications apportées à une étape tardive ne soient pas effectuées de manière uniforme dans tous les documents si la gestion des mises à jour n’est pas centralisée.

Parallèlement, les exigences des organismes de réglementation et des parties prenantes continuent de croître. Les efforts visant à moderniser les activités de déclaration et l’attention plus importante accordée à l’uniformité des documents soumis peuvent entraîner une intensification rapide de problèmes normalement gérables dans le contexte du T1, où le volume de travail augmente alors que les délais se resserrent.

Lorsque les anciens processus de déclaration présentent des défaillances

Sous la pression de la période de déclaration du T1, les processus de travail reposant sur des structures qui ne sont pas du tout conçues pour des volumes élevés de travail opérationnel sont mis à rude épreuve. Les cabinets d’avocats et les auditeurs disposent d’une expertise essentielle en matière de révision juridique, d’interprétation et d’assurance. La traduction et la coordination de documents, par contre, ne relèvent pas de leurs tâches quotidiennes. Alors que le volume de travail augmente et que les délais se resserrent pendant la période de déclaration du T1, cette disparité entraîne des coûts élevés, des frictions sur le plan de la coordination et des risques de perte de l’uniformité.

Les documents sont donc souvent soumis à de nombreuses vérifications à plusieurs niveaux, ce qui augmente le temps et les coûts de traitement sans pour autant vraiment améliorer le contrôle et l’uniformité. Lorsque des modifications sont apportées à une étape tardive du processus, il arrive que certains documents concernés ne soient pas mis à jour, ce qui augmente le risque de divergences.

Il ne s’agit pas d’un problème d’expertise ou d’intention. En effet, les cabinets d’avocats et les auditeurs jouent un rôle essentiel dans la déclaration et la gouvernance. C’est plutôt leur structure qui est à la source du défi. La période de déclaration exige des procédures uniformes pour gérer de grands volumes de travail rapidement tout en assurant l’uniformité. Or, les anciens modèles de travail reposant sur le recours ponctuel aux services professionnels ne sont pas toujours en mesure de répondre efficacement à ces exigences lorsque la pression se fait sentir.

La traduction, un maillon discret, mais important de la période de déclaration

La traduction est rarement vue comme un processus stratégique clé de la période de déclaration du T1. Elle est souvent considérée comme une tâche à effectuer en aval une fois le contenu finalisé. Pourtant, en pratique, la traduction a un rôle à jouer à pratiquement toutes les étapes du processus de déclaration, et elle a une incidence importante sur l’uniformité et la rapidité du traitement des documents.

Les sociétés minières doivent habituellement traduire l’entièreté de leurs documents obligatoires aux fins de déclaration, comme les rapports annuels, les rapports de gestion, les états financiers, les circulaires et les communiqués de presse. Les termes définis, le langage technique et les prévisions doivent demeurer uniformes d’un document à l’autre à mesure que des révisions sont effectuées dans des délais serrés.

En pratique, les problèmes d’uniformité surviennent souvent parce que les équipes du droit, des finances et des valeurs mobilières travaillent en parallèle et font appel à différents fournisseurs de services sans source de terminologie commune ni contrôle centralisé. Pour cette raison, des modifications apportées à une étape tardive du processus risquent de ne pas être reflétées dans l’entièreté des documents de la société. À mesure que les documents sont modifiés, révisés et transmis à différents fournisseurs, la terminologie peut se déformer. Ces problèmes se limitent rarement à un seul document et ils se révèlent lorsque les organismes de réglementation, les auditeurs ou les investisseurs examinent les documents côte à côte.

Pourtant, il ne s’agit pas d’une difficulté intrinsèque à la traduction, mais plutôt une conséquence de sa gestion non optimale. Lorsque les processus de traduction sont fragmentés et ponctuels, les équipes n’ont pas la visibilité et le contrôle nécessaires pour assurer l’uniformité des documents à grande échelle. Dans le contexte de la période de déclaration du T1, où le temps presse, ces lacunes sont plus manifestes que jamais, entraînant des risques importants et des révisions superflues.

Raisons pour lesquelles les sociétés minières remettent en question le modèle fondé sur les cabinets d’avocats

Les cabinets d’avocats et les auditeurs jouent un rôle essentiel dans la déclaration, la gouvernance et l’assurance. Leur intervention est souvent nécessaire pour interpréter les exigences, valider les documents déclarés et obtenir une approbation juridique. Toutefois, à mesure que le rythme des périodes de déclaration devient de plus en plus effréné, de nombreuses sociétés minières commencent à remettre en question l’adéquation de leurs processus existants aux charges de travail actuelles.

La traduction, notamment, n’est généralement pas un service dans lequel les cabinets d’avocats et les auditeurs se spécialisent. Par conséquent, lorsqu’ils sont appelés à gérer cette tâche dans le cadre de leurs mandats, ils exécutent de nombreuses activités de vérification et de coordination à plusieurs niveaux. Ceci augmente le temps et les coûts de traitement sans pour autant vraiment améliorer le contrôle et l’uniformité.

À mesure que les volumes de travail associés à la déclaration augmentent, cette approche devient de moins en moins viable. Les équipes risquent de devoir payer des tarifs élevés associés à l’examen juridique pour des tâches qui exigent plutôt l’uniformité, la normalisation des processus et la coordination de nombreux documents. Dans le contexte des pressions associées à la période de déclaration du T1, les inefficacités dont les répercussions auraient pu être amorties dans d’autres circonstances deviennent plus visibles.

Cela incite certaines sociétés minières à séparer le contrôle juridique stratégique du soutien à la déclaration de leurs activités. Elles confient désormais la traduction à des partenaires spécialisés dans la préparation de documents de déclaration de qualité professionnelle, comme Alexa Translations, afin d’améliorer l’uniformité et la prévisibilité des coûts même lorsque la période de déclaration bat son plein. Pour les équipes juridiques et financières soumises à des contraintes de temps et de budget, ce changement de méthode offre un meilleur contrôle des risques et des coûts pendant la période de déclaration.

Avantages d’une approche de déclaration plus viable

Les processus de production de documents de déclaration conçus pour gérer des volumes de travail élevés en assurant l’uniformité, même dans le contexte de la pression des périodes de pointe, offrent aux équipes bien plus qu’une efficacité accrue. Il s’agit aussi d’un moyen d’assurer la prévisibilité des coûts pendant la partie la plus exigeante du cycle de déclaration.

Pour les équipes juridiques et financières, il s’agit d’un moyen de réduire les problèmes de dernière minute et le nombre de révisions au fur et à mesure que les documents sont examinés. Les termes définis et les formulations récurrentes demeurent uniformes dans l’entièreté des documents, ce qui réduit le risque qu’un observateur qui examine ces documents côte à côte constate des divergences. Le travail progresse plus rapidement sans sacrifier le contrôle.

Une approche plus durable améliore également la visibilité des coûts. En dissociant le contrôle juridique du soutien à la déclaration, les équipes sont en mesure d’utiliser l’expertise comme il se doit. Cela permet de maîtriser les coûts associés à la période de déclaration du T1 sans sacrifier le rôle des conseillers juridiques dans les situations où leur jugement et leur interprétation sont nécessaires.

Prochaines étapes pour les équipes juridiques et financières

Alors que la pression liée à la production de documents dans le cadre de la période de déclaration du T1 ne cesse de s’intensifier, les sociétés minières examinent de près l’exécution, et non seulement la vérification, des tâches connexes. L’objectif n’est pas de remplacer le contrôle juridique, mais bien de veiller à ce que les processus opérationnels soient en mesure de garantir la production rapide de documents exacts et uniformes lorsque le volume de travail atteint des sommets.

Pour de nombreuses équipes, tout commence par une évaluation très simple. Comment la terminologie de l’intégralité des dépôts réglementaires est-elle gérée? Comment se font les transferts lorsque les délais sont serrés? Quelles parties du processus nécessitent-elles une expertise juridique, et lesquelles exigent simplement une bonne exécution opérationnelle?

En répondant à ces questions rapidement, les équipes peuvent réduire les risques, maîtriser les coûts et éviter les corrections de dernière minute pendant la période de déclaration. Elles créent également une base plus claire pour les futurs cycles de déclaration dans un contexte où les attentes continuent d’évoluer.

Foire aux questions

1. Pourquoi le manque d’uniformité des documents réglementaires représente-t-il un risque au cours du T1?

Les documents d’information du secteur minier ne sont pas examinés de manière isolée, mais bien traités comme un ensemble. Lorsque la terminologie ou la formulation diffère entre les rapports annuels, les rapports de gestion, les états financiers ou les communiqués de presse, les organismes de réglementation ou les investisseurs risquent de remarquer ces divergences.

2. Les cabinets d’avocats ou les auditeurs peuvent-ils gérer efficacement la traduction de l’information?

Les cabinets d’avocats et les auditeurs jouent un rôle essentiel dans la révision juridique et l’assurance. Cependant, la traduction de rapports est une tâche du domaine de l’exploitation, qui exige des processus uniformes, une coordination entre les documents et une bonne gestion de volumes de travail élevés. La gestion de cette tâche par des services juridiques risque d’occasionner des coûts élevés sans pour autant réellement améliorer le contrôle ou l’uniformité.

3. Comment Alexa Translations prend-elle en charge la traduction de documents de déclaration pour les sociétés minières?

Alexa Translations offre des services de traduction fournis par des traducteurs spécialistes en droit et en finance, avec un contrôle de la qualité assuré par un réviseur et une gestion de la terminologie pour l’ensemble des documents de déclaration. Cette approche est conçue pour favoriser l’exactitude, l’uniformité et le contrôle des coûts.
Un partenaire fiable dans le domaine de la traduction, Alexa Translations est en mesure de gérer des volumes élevés de documents de déclaration à grande échelle. Nos services sont environ 30 % plus rentables que lorsque la traduction est gérée par les cabinets d’avocats, tout en assurant la précision, l’uniformité et la conformité aux exigences de vérification.