Le mois dernier, Alexa Translations a réuni un groupe de spécialistes du secteur, dont Sara Ajmi (gestionnaire, Activités juridiques et technologie connexe, Telus), Dana Zuech (vice-présidente adjointe, Activités juridiques, Sun Life), Junaid Mirza (associé, Transformation juridique et responsable, IAG, PwC Canada) et Chad Aboud (directeur commercial, Goodlawyer).

Dirigés par Gary Kalaci, PDG d’Alexa Translations, les spécialistes ont partagé des mesures concrètes que les professionnels en activités juridiques peuvent utiliser pour mieux soutenir leur organisation.

Si vous n’avez pas encore eu l’occasion de regarder le webinaire, ou si vous souhaitez simplement un récapitulatif des principaux sujets abordés, voici les cinq principaux points à retenir de l’événement. 

Définir le rôle, communiquer le processus

« Le défi auquel sont confrontées la plupart des équipes chargées des activités juridiques est l’absence d’un mandat clair. » – Junaid Mirza

Sans processus bien définis ni directives claires quant à l’attribution de responsabilités comme le triage ou l’évaluation des risques, le service des activités juridiques risque de passer plus de temps à expliquer son rôle qu’à le remplir.

Les équipes chargées des activités juridiques doivent jouer le rôle de pont entre les différents services de l’entreprise. Ces équipes se coordonnent souvent à l’échelle de l’organisation, fonctionnant à grande vitesse et jonglant avec des enjeux importants. Comme le souligne Junaid Mirza : « Les activités juridiques doivent repérer les chevauchements et mettre en place des protocoles de gouvernance ».

Cela semble facile en théorie? La mise en œuvre de ces mesures passe par une prise de conscience. 

Ce que l’on attend d’une équipe des activités juridiques varie d’une entreprise à l’autre. Pour qu’une organisation puisse prospérer, il faut que les rôles de chaque service soient clairement définis et communiqués. Ce n’est que lorsque ces conditions sont réunies que les activités juridiques peuvent jouer leur rôle de partenaire stratégique, plutôt que n’être qu’un simple pourvoyeur passif d’avis juridiques.         

Comprendre les besoins de l’organisation

« Comment peut-on faire en sorte que les autres parties prenantes nous voient comme une solution à leur problème? »
Chad Aboud

Tous les spécialistes du groupe s’entendent pour dire qu’il est facile pour les professionnels des activités juridiques de faire preuve d’aveuglement volontaire et de créer des solutions qui reposent sur l’espoir que les autres services changeront leur façon de faire. Chad Aboud a souligné à quel point il est important de savoir exposer ses idées et de communiquer les solutions de manière efficace en comprenant les besoins et les points de vue des autres équipes.

Il a donné l’exemple de sa frustration initiale face aux courts délais d’exécution souvent exigés pour les contrats de vente. En se plaçant dans la peau d’un professionnel de la vente, il a saisi à quel point l’urgence de ces échéances était importante.

Aborder les activités juridiques sous l’angle du développement de l’expertise dans les autres services permet de mieux cerner leurs conditions non négociables. Cela permet non seulement de réduire les frictions, mais aussi d’améliorer la capacité globale de l’organisation à générer des revenus au fil du temps.

En fin de compte, le rôle des activités juridiques est de soutenir le reste de l’organisation, et non de définir leurs besoins dans un contexte idéal.

Utiliser les indicateurs clés de performance (ICP) comme des outils stratégiques plutôt que de vagues objectifs

« Établir des critères de référence est essentiel. Assurez-vous de mesurer ce qui est important pour les dirigeants, mais, parfois, il n’y a rien de mieux qu’une histoire de réussite pour illustrer la valeur des activités juridiques. » – Dana Zuech

Puisque les services des activités juridiques ne participent pas aux activités de prospection de clients et ne génèrent pas directement de revenus, les entreprises ont tendance à les voir comme une source de dépenses plutôt qu’un atout stratégique.

Cette perception peut mener certains services à réagir de manière excessive en produisant des ICP qui se résument essentiellement à un suivi du temps, ou pire, à une utilisation injustifiée de ce temps.

Au lieu de vous empresser à quantifier vos performances à tout prix, demandez-vous si un exemple concret de réussite ne démontrerait pas plus efficacement les progrès accomplis. Les entreprises n’évoluent pas en vase clos, c’est pourquoi il est utile de tenir compte des points forts de vos concurrents lorsque vient le moment d’établir des critères de référence.

Parfois, la valeur des activités juridiques se révèle dans la résolution d’une crise qui aurait pu faire perdre des millions à l’entreprise, ou dans le soutien apporté à l’équipe des ventes pour conclure de manière impeccable un contrat en bonne et due forme.

S’il est nécessaire d’effectuer un suivi des mesures de performance, Junaid Mirza fait remarquer que les ICP devraient toujours « mesurer l’évolution vers un objectif ». Si les dirigeants sont indifférents au fait que votre équipe des activités juridiques atteint ses ICP, le problème réside peut-être dans la définition des objectifs, et non dans le temps passé au bureau.

La technologie une source de problèmes et de solutions à ces problèmes

« Automatisez le plus que vous pouvez et donnez aux professionnels les outils dont ils ont besoin pour affiner leur travail. » – Sara Ajmi

« La technologie n’est pas la solution aux processus mal conçus. » — Dana Zuech

Ces deux affirmations représentent les deux faces d’une même médaille technologique. Lorsque la discussion s’est orientée vers les technologies émergentes comme l’IA, le groupe s’est mis d’accord sur le fait que ces outils peuvent considérablement réduire la lourdeur de la charge de travail lorsqu’ils sont correctement mis en œuvre.

Cependant, la technologie ne doit pas seulement résoudre un problème en théorie, mais aussi en pratique. Dana Zuech a insisté sur l’importance de faire reposer la mise en œuvre sur des cas d’utilisation clairs et de concilier curiosité et sensibilisation à la sécurité, au lieu de simplement se laisser séduire par de nouvelles fonctionnalités attrayantes.

Sara Ajmi a expliqué que lors de l’introduction d’une nouvelle solution technologique au travail, les activités juridiques peuvent soutenir la mise en œuvre en fournissant pendant les périodes d’essai des cas d’utilisation, des exemples de contrats et des données fictives. Cela permet de s’assurer que la solution est précisément adaptée aux besoins du service. En général, les solutions qui peuvent être testées par des membres sélectionnés de l’équipe, des cadres au personnel de première ligne, puis ajustées en conséquence, sont beaucoup plus efficaces que les logiciels génériques et universels.

Elle a également souligné que seuls les nouveaux outils permettant d’accomplir une tâche dont les outils existants sont incapables présentent un intérêt. C’est là que les activités juridiques peuvent mettre à profit leur compréhension des relations interfonctionnelles afin de veiller à ce que les nouveaux outils mis en œuvre répondent réellement aux besoins de l’entreprise.

Les compétences humaines : la vraie façon de se démarquer

« La technologie est tellement efficace qu’elle devient la référence en matière de compétences. En revanche, je pense que nous perdons la dimension humaine. » – Chad Aboud

Selon Chad Aboud, il est évident que l’acquisition de compétences techniques va de soi dans le monde du travail d’aujourd’hui, et que certaines pratiques, comme souligner des mots en rouge à l’aide d’un véritable stylo rouge, sont devenues obsolètes avec le temps.

Ce qui fera des professionnels des activités juridiques des partenaires stratégiques, ce n’est pas seulement leur maîtrise de processus comme la rédactique (la formulation précise de requêtes), mais aussi leur enthousiasme et leur soif pour la résolution de problèmes, ainsi que leur capacité à communiquer clairement leurs idées aux différents services.

Comme le dit Chad Aboud, « une bonne idée qui tombe dans l’oreille d’un sourd est une mauvaise idée ». L’IA peut vous aider à créer une proposition soignée, mais sans une compréhension approfondie des besoins de votre organisation, même les meilleures idées finissent par échouer à apporter de vraies solutions.

Si vous avez trouvé ces informations utiles et que vous aimeriez entendre l’intégralité de la conversation de notre groupe de spécialistes, cliquez ici pour visionner le webinaire dans sa totalité.