El mes pasado, Alexa Translations reunió a un panel de expertos del sector que incluyó a Sara Ajmi, directora de Operaciones Jurídicas y Tecnología de Telus; Dana Zuech, vicepresidenta adjunta de Operaciones Jurídicas de Sun Life; Junaid Mirza, líder de Transformación Jurídica e IA generativa de PwC Canadá; y Chad Aboud, director comercial de Goodlawyer.

Moderado por Gary Kalaci, CEO de Alexa Translations, el panel expuso información práctica que los profesionales de operaciones jurídicas pueden utilizar a fin de contribuir de manera más eficiente en sus organizaciones.

Si aún no tuviste la oportunidad de ver el webinar, o si solo quieres conocer los temas principales que se trataron, te presentamos las cinco conclusiones clave del evento. 

Define la función, comunica el proceso

“El reto al que se enfrenta la mayoría de los equipos de operaciones jurídicas es la ausencia de un mandato claro”. — Junaid Mirza

Si no se presentan procesos bien documentados, ni una propuesta clara para gestionar las responsabilidades, como la selección o la clasificación de riesgos, el departamento puede pasar más tiempo explicando su función que desempeñándola.

Los equipos de operaciones jurídicas deben cerrar la brecha entre los departamentos, ya que estos suelen coordinarse en toda la organización y trabajan a gran velocidad y en contextos de gran exigencia. Como afirmó Mirza poco después: “LegalOps debe identificar las superposiciones y contar con protocolos de gobernanza”.

Parece fácil en teoría, ¿no? La implementación requiere conocimiento. 

Las exigencias que debe cumplir un equipo de LegalOps variarán de una empresa a otra. Una organización crece cuando se definen y se comunican con claridad las funciones de cada departamento. A partir de ese momento, LegalOps podrá funcionar como socio estratégico, en lugar de limitarse a ofrecer asesoramiento jurídico de manera pasiva.         

Comprensión de las necesidades de la organización

“¿Cómo conseguimos que las demás partes interesadas quieran que resuelvas su problema?” — Chad Aboud

El panel coincidió en que es fácil que los profesionales de operaciones jurídicas desarrollen un punto de vista limitado y, por ese motivo, generen soluciones basadas en la expectativa de que otros departamentos cambiarán su forma de trabajar. Aboud enfatizó la importancia de contar historias y comunicar soluciones con eficacia mediante la comprensión de las necesidades y las perspectivas de otros equipos.

Relató un ejemplo de su frustración inicial debido a los plazos de entrega cortos que suelen requerir los contratos de venta. Al ver la situación desde la perspectiva de un profesional de ventas, comprendió la urgencia que había detrás de esos plazos.

Por ello, la adopción de un enfoque de LegalOps desde una mentalidad centrada en comprender la dinámica de otros departamentos ayudará a identificar sus aspectos no negociables. Esto no solo reduce la fricción, sino que también mejora la capacidad general de la organización para generar ingresos con el paso del tiempo.

En última instancia, la función de LegalOps es ayudar al resto de la organización, no dictar cuáles deberían ser sus necesidades en un escenario ideal.

El uso de los KPI como herramientas estratégicas y no como objetivos genéricos

“El análisis comparativo es clave, asegúrate de medir lo que es importante para los directivos; a veces necesitas una historia de éxito para mostrar el valor de LegalOps”. — Dana Zuech

Dado que los departamentos de LegalOps normalmente no se destacan por buscar clientes potenciales o generar ingresos directamente, es posible que las empresas los consideren un gasto innecesario, en lugar de un activo estratégico.

Esta percepción puede llevar a algunos departamentos a compensar excesivamente y generar indicadores clave de desempeño (KPI) que, en su mayoría, equivalen a medir el uso de su tiempo o, peor aún, a perderlo.

En lugar de apresurarse a cuantificar el rendimiento porque sí, piensa si una historia de éxito tangible podría demostrar con más eficacia el progreso. Debido a que las empresas no operan de forma aislada, vale la pena considerar lo que los competidores están haciendo mejor antes de establecer los puntos de referencia.

En ocasiones, el valor de LegalOps se encuentra en una crisis que nunca llegó a materializarse y que podría haberle costado millones a la empresa, o en brindarle apoyo al equipo de ventas con un contrato infalible.

Si es necesario hacer un seguimiento de las métricas, Junaid Mirza señaló que los KPI siempre deben “medir el progreso hacia un objetivo”. Si tu equipo de operaciones jurídicas cumple con sus KPI sin que los directivos perciban un cambio, es posible que el problema resida en la fijación de objetivos y no en el tiempo trabajado.

Tecnología: desarrollo y solución de problemas

“Automatiza todo lo que puedas y ofréceles a los profesionales las herramientas para perfeccionar su trabajo”. — Sara Ajmi

“La tecnología no arreglará un proceso fallido”. — Dana Zuech

Estas dos afirmaciones representan distintas caras de la misma moneda tecnológica. Cuando el debate giró en torno a las tecnologías emergentes, como la IA, el panel coincidió en que estas herramientas pueden agilizar en gran medida las cargas de trabajo pesadas si se implementan de manera correcta.

Sin embargo, la tecnología debe resolver un problema en la práctica, no solo en la teoría. Zuech hizo énfasis en la importancia de aterrizar la implementación con casos prácticos claros y de equilibrar la curiosidad con la consciencia de la seguridad, en lugar de dejarse cautivar por funciones nuevas y atractivas.

Ajmi explicó que, cuando se introduce una nueva solución tecnológica en el lugar de trabajo, LegalOps puede facilitar la implementación ofreciendo casos prácticos, modelos de contratos y datos simulados durante los períodos de prueba. De este modo, se garantiza que la solución se adapte con precisión a las necesidades del departamento. Además, las soluciones que pueden ser puestas a prueba por algunos miembros seleccionados del equipo, desde directivos hasta personal de primera línea, y luego personalizadas según sus necesidades, tienden a ser mucho más eficaces que las plataformas genéricas.

También indicó que las herramientas nuevas solo sirven si pueden realizar una tarea que las herramientas existentes no. Aquí es donde LegalOps puede aplicar su conocimiento de las relaciones interdepartamentales para garantizar que las implementaciones nuevas realmente respondan a las necesidades de la empresa.

Habilidades humanas: el factor que marca la diferencia

“La tecnología es... tan buena que está creando una base mínima de habilidades esenciales. Lo que creo que estamos perdiendo es el factor humano”. — Chad Aboud

Aboud presentó la adquisición de habilidades tecnológicas como un hecho en el lugar de trabajo moderno, e hizo énfasis en cómo ciertas prácticas, como marcar líneas rojas con un bolígrafo rojo de verdad, se volvieron obsoletas con el paso del tiempo.

Lo que realmente posicionará a los profesionales de operaciones jurídicas como socios estratégicos no es solo su dominio de las herramientas, como la ingeniería de instrucciones, sino su entusiasmo y curiosidad por resolver problemas y su capacidad para comunicar las ideas con claridad a diferentes departamentos.

Aboud afirmó que: “Una buena idea que no le interesa a la otra persona es igual a una mala idea”. La IA puede ayudarte a crear una propuesta pulida, pero si no conoces a profundidad las necesidades de tu organización, incluso las mejores ideas pueden fracasar a la hora de ofrecer soluciones reales.

Si esta información te resultó de utilidad y quieres ver toda la conversación de nuestro panel de expertos, puedes ver el webinar completo aquí.