LES RÉPERCUSSIONS DU PROJET DE LOI 96 SUR LES RESSOURCES HUMAINES

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Le projet de loi 96 a changé l’univers des entreprises qui exercent leurs activités au Québec.

Êtes-vous prêts pour la suite des choses ?


Le 1er juin 2022, le monde a changé pour les entreprises ayant des employés au Québec, peu importe leur taille.

Les équipes de direction ne peuvent plus prendre de libertés quant à la langue dans laquelle elles communiquent. Maintenant, qu’un employé en fasse ou non la demande formelle, les entreprises doivent se préparer à ce que tous les contrats de travail, les contrats, les révisions et toutes les autres communications soient disponibles en français. Les membres du personnel peuvent accepter de correspondre en anglais, mais une entente à cette fin doit être conclue par écrit.

Si vous n’avez pas encore traduit en français vos documents écrits en anglais, arrêtez de lire cet article et commencez tout de suite. 

Nous avons récemment discuté avec Tanya Da Silva, associée chez DLA Piper, qui nous a fait part de ses réflexions sur ce que le projet de loi 96 signifie pour les ressources humaines et les équipes de direction générale à l’avenir.

Partenaire, DLA Piper

TRADUIRE VOS CONTRATS DE TRAVAIL ET VOS OBLIGATIONS

En vertu de l’ancienne loi 101, les contrats de travail pouvaient être fournis en anglais aussi longtemps qu’ils comprenaient la « clause de la langue française » indiquant que les deux parties avaient convenu que la documentation serait offerte seulement en anglais. La clause s’appliquait à tout document que les employés avaient signé et accepté, comme les ententes de confidentialité, les clauses restrictives, les ententes de protection de la propriété intellectuelle, etc.

Essentiellement, l’employeur pouvait choisir la langue employée dans les documents signés. Maintenant que le projet de loi 96 a été adopté, tout a changé. 

« Maintenant, ce qu’il faut, c’est que la version française soit fournie dès le départ », dit Me Da Silva, « il faut d’abord la fournir et ensuite, seulement si l’employé demande le document dans une autre langue, il peut lui être fourni en anglais. »

Cela signifie que les documents courants de l’entreprise devront être traduits en français. Pensons aux contrats de travail, aux contrats, aux manuels de l’employé, aux politiques en milieu de travail et à peu près à tout ce que vous pouvez imaginer : ils sont tous exigés en français et doivent être présentés comme la première option jusqu’à ce qu’un employé demande par écrit leur version anglaise.

De plus, les documents en français doivent être présentés dans un format au moins aussi accessible et souhaitable que les versions anglaises. Ce n’est là qu’un des éléments du projet de loi 96 visant à faire en sorte que les employés francophones du Québec ne soient pas victimes de discrimination en milieu de travail.

COMPRENDRE LES EXIGENCES EN MATIÈRE DE TRADUCTION

Il y a certaines nuances entre les types de communications qui doivent être traduites, comme les cours de formation, comparativement aux documents officiels.

Selon l’ancienne loi, les travailleurs avaient le droit d’exercer leurs activités en français. Cependant, la nouvelle législation stipule que l’employeur a l’obligation de veiller à ce que le droit de ce travailleur soit respecté. « Il y a là une obligation supplémentaire pour l’employeur », dit Me Da Silva, « Disons, par exemple, que les employeurs n’offrent qu’un certain [cours de formation] à leurs employés en anglais, que celui-ci est offert à partir de leurs bureaux de Californie par quelqu’un qui parle de mesures contre le harcèlement (seulement en anglais) et que ce cours est obligatoire pour tous les employés. En vertu du projet de loi 96, l’employeur a l’obligation active de s’assurer que le travailleur du Québec peut exercer ses activités en français. »

Donc, lorsqu’il est question de formations obligatoires et qui ne sont présentées que de vive voix, il faut déterminer si on doit traduire et offrir la même formation aux employés du Québec en français.

L’employeur doit s’assurer que tout le matériel de formation est disponible en français, sans exception. « Il faut que le contenu soit accessible et puisse être fourni à l’employé en français également », poursuit Me Da Silva, « Il faut que [le contenu de la formation] soit là, ce qui n’est pas forcément le cas pour les documents, et il doit être accessible dans les mêmes conditions que celui de la version anglaise. » 

En d’autres termes, cela ne signifie pas nécessairement que l’employeur doit offrir une formation en français ou traduire le contenu dans les mêmes conditions que l’anglais, mais le contenu de base doit être compréhensible et accessible pour l’employé.

À l’inverse, les documents officiels, comme les formulaires de demande, les régimes d’encouragement, les documents relatifs aux REER, et cetera, doivent être disponibles dans un document comparable, dans le même format et auprès de sources comparables. Par exemple, supposons que vous utilisez un intranet pour votre documentation en anglais. Dans ce cas, la meilleure pratique sera de s’assurer que votre documentation en français est aussi accessible dans l’intranet que dans la version anglaise.

Préparer vos communications avec les employés

Au début de la Charte de la langue française, il était prévu que les travailleurs avaient le droit d’exercer leurs activités en français. Le projet de loi 96 renforce davantage ce principe, puisqu’il s’applique maintenant aux communications générales destinées aux employés. 

« Les communications avec les individus doivent aussi être en français », prévient Me Da Silva, « Cela soulève un aspect très intéressant et pratique que nous ne connaissons pas — comment cela sera-t-il traité en pratique ? »

Auparavant, les communications destinées à tous les employés, y compris les employés francophones du Québec, devaient comporter une version française et une version anglaise. Toutefois, il n’est pas certain que les communications avec les employés francophones individuels doivent être tenues en français.

« Si le chef de la direction ne parle pas français parce qu’il se trouve dans un autre pays, comment cela s’applique-t-il concrètement ? » Me Da Silva s’interroge. 

« Les communications individuelles n’ont pas besoin d’être traduites, mais lorsqu’une personne agit en sa qualité de représentant de l’entreprise, à moins que l’employé ne dise explicitement qu’il aimerait recevoir ses communications dans une autre langue, il semble que la personne [correspondant avec le francophone] devra envoyer ces communications en français. »

Il y a certainement des nuances de gris, surtout dans ce cas-ci. À titre de pratique exemplaire, il est conseillé de traduire le plus de communications possible et de consulter les guides d’aide fournis par l’ Office québécois de la langue française (OQLF).

Nouveau processus d’embauche

Le projet de loi 96 a également modifié la façon dont les entreprises peuvent publier des offres d’emploi, rendant le processus plus strict que la loi précédente.

Auparavant, les employeurs qui publiaient des offres d’emploi en anglais (ou dans toute autre langue que le français) devaient également en afficher une version en français. 

Selon le projet de loi 96, un employeur qui a l’intention de publier une annonce d’emploi dans un quotidien doit d’abord le faire en français. Supposons que l’employeur souhaite également l’afficher dans une autre langue, comme l’anglais. Dans ce cas, il doit s’assurer qu’il utilise les mêmes moyens de transmission et atteint le même public cible de taille proportionnellement comparable. La société doit alors évaluer les outils utilisés pour la publication d’annonces. 

Mais avant d’afficher un emploi en anglais, l’employeur devrait procéder à un exercice d’évaluation pour déterminer s’il a besoin d’un employé qui parle anglais pour le poste vacant. 

« Les employeurs devront prendre des moyens raisonnables pour justifier que la connaissance d’une autre langue est un critère d’embauche », prévient Me Da Silva, « tout employeur devra démontrer qu’il a évalué les besoins linguistiques réels associés aux fonctions du poste qu’il affiche. »

Cela signifie que les employeurs doivent démontrer ce qui suit lorsqu’ils affichent un emploi en anglais ou dans toute autre langue que le français :

  1. Les fonctions de ce poste particulier exigent du personnel non francophone.
  2. Le personnel actuel n’est pas suffisant pour remplir des fonctions nécessitant l’usage d’une autre langue que le français.
  3. L’employeur a restreint le nombre maximal de postes qui nécessitent des employés non francophones.

La nouvelle loi aura des répercussions importantes sur les activités commerciales. Toutefois, selon le projet de loi, les entreprises disposeront d’une période de transition d’un an pour s’assurer qu’elles respectent les exigences et qu’elles montrent comment elles ont respecté les obligations en matière d’évaluation. Notamment, cette période de transition d’un an ne s’applique pas aux communications avec les employés, lesquelles doivent déjà être en français. 

Par contre, les employés qui croient avoir été victimes de représailles ou qui sont obligés illégalement d’avoir une connaissance spécifique d’une autre langue que le français peuvent déposer une plainte pour pratique interdite auprès de la Commission des normes du travail du Québec. Pour ce faire, les employés disposent d’un délai de 45 jours à compter de la date de l’incident. Toutefois, si la plainte n’est pas réglée, les employés ont le droit de la renvoyer à l’arbitrage devant le tribunal du travail.


En effet, le projet de loi 96 aura des répercussions importantes sur les entreprises ; vous devrez vous adapter rapidement à la nouvelle façon de faire des affaires au Québec. Ce sera une transition difficile, mais nous vous aiderons avec les connaissances et les outils appropriés dont vous avez besoin pour surmonter les obstacles à la traduction.

Assurez-vous d’observer la loi 96 — Connectez-vous avec notre équipe !

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